Comment diriger une réunion virtuelle en toute confiance


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Aujourd’hui, se retrouver dans une pièce avec un client, un partenaire ou un collègue potentiel devient de plus en plus inhabituel. Est-ce un vestige du COVID-19 ? Les membres essentiels de l’équipe sont-ils désormais répartis sur une zone géographique plus grande ou simplement travailler à distance? Sommes-nous tout simplement trop paresseux pour sauter dans un avion ou un train pour faire des affaires en face à face ?

Cela n’a pas d’importance. Quelle que soit la raison, il semble y avoir un flux incessant de réunions virtuelles. Beaucoup d’entre eux terrible. C’est exact. Terrible. Souvent, ce n’est pas le contenu qui compte. C’est la livraison et la « scène » virtuelle.

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Créez votre scène virtuelle

Alors commençons par la scène. Au cours des derniers mois, j’ai participé à des réunions virtuelles où l’arrière-plan était le lit défait de quelqu’un, un évier rempli de vaisselle et une piscine dans le jardin. Aucun d’entre eux n’était professionnel, mais la piscine m’a donné envie de partir en vacances. Certaines personnes utilisent arrière-plans virtuels avec plus ou moins de succès pour éviter les réglages peu souhaitables. En règle générale, évitez les arrière-plans chargés et restez neutre. Je pense que votre parcours devrait porter sur vous, votre entreprise, votre marque. Cela ne doit pas nuire à votre message. Au lieu de cela, cela devrait donner au spectateur une idée de votre style et de ce que vous faites.

Votre caméra doit être au niveau des yeux. Vous n’avez pas de bureau réglable ? Trouvez des livres ou une boîte pour surélever votre ordinateur.

L’éclairage peut être un problème. En cas de fort rétroéclairage, les caractéristiques individuelles sont à peine reconnaissables. La lumière qui jaillit d’une fenêtre donne l’impression que les visages sont fantomatiques. Ce problème peut être facilement résolu en fermant les stores, en utilisant un anneau lumineux ou simplement en déplaçant la caméra vers un meilleur emplacement.

Le pire dans les réunions est la mauvaise qualité du son. Pour ceux qui travaillent dans un bureau ouvert, il peut s’avérer impossible de contrôler les bruits parasites. Avec un peu de planification, vous pourriez déménager dans une salle de conférence ou dans un autre espace plus calme. À tout le moins, coupez le son lorsque vous ne parlez pas. Si vous travaillez à domicile, essayez de trouver une chambre et de fermer la porte.

Honnêtement, nous comprenons mieux Distractions, et cela pourrait être une bonne chose dans une certaine mesure. Mais personnellement, je suis fatigué d’entendre des chiens aboyer ou des réparations à domicile se dérouler tout au long d’une réunion. Je dirai ce que beaucoup ont en tête : allez travailler si vous ne trouvez pas un endroit calme à la maison. Une autre chose à noter : si vous avez besoin d’un son de haute qualité, pensez à un microphone externe.

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Communiquer avec impact

Passons maintenant à la question de la livraison virtuelle. Le fait est qu’il est plus difficile de retenir son attention lors d’une réunion virtuelle. Vous devez intensifier votre prestation. Considérez la durée moyenne d’une réunion – généralement de 45 à 60 minutes. Certaines assemblées publiques et événements pour les salariés durent beaucoup plus longtemps. Cependant, des études montrent que la durée d’attention des participants à une réunion est inférieure à dix minutes.

Comment rivalisez-vous? Communiquer avec confiance et l’impact.

Pour commencer. Pensez en extraits sonores. Un extrait sonore est une pensée courte et complète qui attire l’attention et est mémorable. La plupart des gens se promènent sur un sujet et utilisent beaucoup trop de mots. Pensez par puces et allez droit au but rapidement.

Se lever. Vous aurez plus d’énergie. Rien n’est pire que quelqu’un avec un excellent contenu qui ne le transmet pas avec énergie. Cela signifie également avoir l’air et avoir l’air énergique.

Le contact visuel est essentiel et très différent dans un environnement virtuel. D’une part, la caméra vous voit « de près et personnellement ». Si vous roulez des yeux de dégoût, les gens le remarquent. Si vous engagez directement la caméra, les gens ont l’impression d’être dans la pièce avec eux. Vous n’avez pas besoin de regarder la caméra, mais vous devez maintenir un bon contact visuel.

L’expression est également amplifiée dans un cadre virtuel. Si vous avez l’air ennuyé ou désintéressé, les gens se déconnectent. Votre expression doit refléter le contenu. Si les nouvelles sont bonnes, souriez. Si c’est préoccupant, votre expression devrait l’être aussi. Pensez à la façon dont les films et la télévision utilisent un gros plan pour transmettre un sentiment ou donner le ton. Les études varient, mais les experts conviennent que 70 à 93 % de la communication est non verbale. C’est pourquoi le contact visuel et l’expression sont importants pour attirer et retenir l’attention.

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Engagez votre public

Soyons réalistes : même le meilleur communicateur peut perdre un public virtuel. Il existe quelques astuces qui peuvent aider à les ramener. Utilisez des graphiques et des animations audacieux pour mettre en valeur les points clés. S’il vous plaît, n’écrivez pas de phrases complètes. Utilisez des images et du texte à ajouter à la présentation.

Soyez interactif. La technologie vous permet de répondre à un sondage et de demander aux gens de lever la main. Vous pouvez organiser un quiz et solliciter des réponses. Vous pouvez diviser les grands groupes en groupes plus petits à l’aide de salles de sous-commission et fournir questions de discussion.

Une technique que j’utilise consiste à partager la vedette. Il est tentant de penser que vous pouvez organiser une réunion, mais inviter d’autres personnes à partager une histoire ou à couvrir des éléments du contenu présente d’énormes avantages. Pensez à des experts en la matière qui peuvent apporter un point de vue différent ou plus approfondi. Le simple fait d’avoir un visage et une voix différents crée de l’intérêt. Bien sûr, ils doivent être préparés et énergiques.

Une autre option consiste à utiliser des vidéos ou des pièces animées préemballées. Ce contenu supplémentaire offre plus d’intérêt visuel qu’une « tête parlante ». Gardez-les courts et visuellement attrayants.

L’essentiel est le suivant. Si vous voulez plus d’attention, soyez plus intéressant.

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